Verwerkingsovereenkomst Kinderopvang Academie

ARTIKEL 1.       DEFINITIES
Onderstaande begrippen hebben in deze verwerkersovereenkomst de volgende betekenis:

1. Avg: de Algemene verordening gegevensbescherming.
2. De Kinderopvang Academie: partij die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst als verwerker Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van diens Opdrachtgever
3. Beleid Bescherming Persoonsgegevens: beleid van de Kinderopvang Academie waarin zij onder andere informatie geeft met betrekking tot het beoogd gebruik van zijn product of dienst, getroffen beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, datalekken, certificeringen en omgang met rechten van zogenoemde Data subjects
4. Data subject (betrokkene): een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
5. Opdrachtgever: partij in wiens opdracht de Kinderopvang Academie persoonsgegevens verwerkt. De Opdrachtgever kan zowel verwerkingsverantwoordelijke (“controller”) zijn als een andere verwerker.
6. Overeenkomst: de tussen Opdrachtgever en de Kinderopvang Academie geldende overeenkomst, op basis waarvan de Kinderopvang Academie diensten en/of producten levert aan Opdrachtgever, waarvan deze verwerkersovereenkomst onderdeel vormt
7. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals omschreven in artikel 4, sub 1 Avg, die de Kinderopvang Academie in het kader van de uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst verwerkt
8. Verwerkersovereenkomst: deze overeenkomst als bedoeld in artikel 28, lid 3 Avg.

ARTIKEL 2.       ALGEMEEN

1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle verwerkingen van Persoonsgegevens die De Kinderopvang Academie doet in het kader van de levering van zijn producten en diensten en op alle Overeenkomsten en aanbiedingen. De toepasselijkheid van verwerkersovereenkomsten van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2. Het Beleid Bescherming Persoonsgegevens, en met name de daarin opgenomen beveiligingsmaatregelen, kan van tijd tot tijd door de Kinderopvang Academie worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Indien Opdrachtgever dit kenbaar heeft gemaakt zal de Kinderopvang Academie de Opdrachtgever van aanpassingen op de hoogte stellen.
3. De Kinderopvang Academie verwerkt de Persoonsgegevens primair vanuit haar rol als aanbieder van de in de Algemene Voorwaarden genoemde diensten alsmede namens en in opdracht van Opdrachtgever overeenkomstig de eventueel met de Kinderopvang Academie overeengekomen schriftelijke instructies van Opdrachtgever
4. Opdrachtgever is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg, heeft medezeggenschap over de verwerking van de Persoonsgegevens en stemt in met het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens
5. De Kinderopvang Academie is zowel medeverantwoordelijke als verwerker
6. De Kinderopvang Academie geeft uitvoering aan de Avg zoals neergelegd in deze Standaardclausules voor verwerkingen, het Beleid Bescherming Persoonsgegevens en de Overeenkomst. Het is aan Opdrachtgever om op basis van deze informatie te beoordelen of de Kinderopvang Academie afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de Avg voldoet en de bescherming van de rechten van Data subjects voldoende zijn gewaarborgd.
7. Opdrachtgever staat er tegenover de Kinderopvang Academie voor in dat hij conform de Avg handelt, dat hij zijn systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligt en dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde.
8. Een aan Opdrachtgever door de Autoriteit Persoonsgegevens opgelegde bestuurlijke boete kan niet worden verhaald op de Kinderopvang Academie, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de bedrijfsleiding van De Kinderopvang Academie.

ARTIKEL 3.       BEVEILIGING

1. De Kinderopvang Academie treft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals omschreven in haar Beleid Bescherming Persoonsgegevens. Bij het treffen van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft de Kinderopvang Academie rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en de context van de verwerkingen, de doeleinden en het beoogd gebruik van zijn producten en diensten, de verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Data subjects die hij gezien het beoogd gebruik van zijn producten en diensten mocht verwachten.
2. Tenzij expliciet anders vermeld in het Beleid Bescherming Persoonsgegevens is het product of de dienst van de Kinderopvang Academie niet ingericht op de verwerking van bijzondere categorieën van Persoonsgegevens.
3. De Kinderopvang Academie verklaart dat de door hem te treffen beveiligingsmaatregelen passend zijn voor het door Dd Kinderopvang Academie beoogde gebruik van het product of de dienst.
4. De omschreven beveiligingsmaatregelen bieden, naar het oordeel van de Opdrachtgever, rekening houdend met de in artikel 3.1 genoemde factoren een op het risico van de verwerking van de door hem gebruikte of verstrekte Persoonsgegevens afgestemd beveiligingsniveau.
5. De Kinderopvang Academie kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregelen indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden. De Kinderopvang Academie zal belangrijke wijzigingen vastleggen, bijvoorbeeld in een aangepast Beleid Bescherming Persoonsgegevens, en zal Opdrachtgever waar relevant van deze wijzigingen op de hoogte stellen.
6. Opdrachtgever kan de Kinderopvang Academie verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. De Kinderopvang Academie is niet verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen. De Kinderopvang Academie kan kosten verband houdende met de op verzoek van Opdrachtgever doorgevoerde wijzigingen in rekening brengen bij Opdrachtgever. Pas nadat de door Opdrachtgever gewenste gewijzigde beveiligingsmaatregelen schriftelijk zijn overeengekomen en ondertekend door Partijen, heeft de Kinderopvang Academie de verplichting deze beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk te implementeren.

ARTIKEL 4.       INBREUKEN IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS

1. De Kinderopvang Academie staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn of kunnen zijn. Indien de Kinderopvang Academie een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 Avg) ontdekt, zal hij Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging informeren. In haar Datalekprotocol heeft de Kinderopvang Academie vastgelegd op welke wijze zij Opdrachtgever informeert over inbreuken in verband met Persoonsgegevens.
2. Het is aan de Opdrachtgever om te beoordelen of de inbreuk in verband met Persoonsgegevens waarover de Kinderopvang Academie heeft geïnformeerd gemeld moet worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens of Data subject. Het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens, die op grond van artikel 33 en 34 Avg moeten worden gemeld aan de AP en/of Data subjects, blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever of diens klant). De Kinderopvang Academie is niet verplicht tot het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de Betrokkene.
3. De Kinderopvang Academie zal, indien nodig, nadere informatie verstrekken over de inbreuk in verband met Persoonsgegevens en zal zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke informatievoorziening aan Opdrachtgever ten behoeve van een melding als bedoeld in artikel 33 en 34 Avg.
4. De Kinderopvang Academie kan de redelijke kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij Opdrachtgever tegen zijn dan geldende tarieven.

ARTIKEL 5.       GEHEIMHOUDING

1. De Kinderopvang Academie waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid Persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben.
2. De Kinderopvang Academie is gerechtigd de Persoonsgegevens te verstrekken aan derden, indien en voor zover verstrekking noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift of op basis van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.
3. Alle door De Kinderopvang Academie aan Opdrachtgever verstrekte toegangs- en/of identificatiecodes, certificaten, informatie omtrent toegangs- en/of wachtwoordenbeleid en alle door De Kinderopvang Academie aan Opdrachtgever verstrekte informatie die invulling geeft aan de in het Beleid Bescherming Persoonsgegevens opgenomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn vertrouwelijk en zullen door Opdrachtgever als zodanig worden behandeld en slechts aan geautoriseerde medewerkers van Opdrachtgever kenbaar worden gemaakt. Opdrachtgever ziet erop toe dat zijn medewerkers de verplichtingen uit dit artikel naleven.

ARTIKEL 6.       LOOPTIJD EN BEËINDIGING

1. Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst en iedere daaruit voortkomende nieuwe of nadere overeenkomst, treedt in werking op het moment van totstandkoming van de Overeenkomst en wordt gesloten voor onbepaalde tijd.
2. Deze verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst of enige nieuwe of nadere overeenkomst tussen partijen.
3. De Kinderopvang Academie zal, in geval van einde van de verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnde en van Opdrachtgever ontvangen Persoonsgegevens binnen de in het Beleid Bescherming Persoonsgegevens opgenomen termijn verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessable), of, indien overeengekomen, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen Opdrachtgever.
4. In overleg kan de Kinderopvang Academie eventuele kosten die zij maakt in het kader van het in artikel 6.3 gestelde in rekening brengen bij Opdrachtgever. Hierover kunnen nadere afspraken worden neergelegd in het Beleid Bescherming Persoonsgegevens.
5. Het bepaalde in artikel 6.3 geldt niet indien een wettelijke regeling het geheel of gedeeltelijk verwijderen of terugbezorgen van de Persoonsgegevens door De Kinderopvang Academie belet. In een dergelijk geval zal De Kinderopvang Academie de Persoonsgegevens enkel blijven verwerken voor zover noodzakelijk uit hoofde van zijn wettelijke verplichtingen. Het bepaalde in artikel 6.3 geldt eveneens niet indien De Kinderopvang Academie verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg is ten aanzien van de Persoonsgegevens.

ARTIKEL 7.       RECHTEN DATA SUBJECTS, DATA PROTECTION IMPACT ASSESSMENT (DPIA) EN AUDITRECHTEN

1. De Kinderopvang Academie zal, waar mogelijk, zijn medewerking verlenen aan redelijke verzoeken van Opdrachtgever die verband houden met bij Opdrachtgever door Data subjects ingeroepen rechten van Data subjects. Indien De Kinderopvang Academie direct door een Data subject wordt benaderd, zal zij deze doorverwijzen naar Opdrachtgever.
2. Indien Opdrachtgever daartoe verplicht is, zal De Kinderopvang Academie na een daartoe redelijk gegeven verzoek zijn medewerking verlenen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een daarop volgende voorafgaande raadpleging zoals bedoeld in artikel 35 en 36 Avg.
3. De Kinderopvang Academie zal op verzoek van Opdrachtgever alle verdere informatie ter beschikking stellen die in redelijkheid nodig is om nakoming van de in deze verwerkersovereenkomst gemaakte afspraken aan te tonen. Indien Opdrachtgever desondanks aanleiding heeft aan te nemen dat de verwerking van Persoonsgegevens niet conform de verwerkersovereenkomst plaatsvindt, dan kan hij maximaal éénmaal per jaar door een onafhankelijke, gecertificeerde, externe deskundige die aantoonbaar ervaring heeft met het soort verwerkingen dat op basis van de Overeenkomst wordt uitgevoerd, op kosten van de Opdrachtgever hiernaar een audit laten uitvoeren. De audit zal beperkt zijn tot het controleren van de naleving van de afspraken met betrekking tot verwerking van de Persoonsgegevens zoals neergelegd in deze Verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van hetgeen hij aantreft en zal alleen datgene rapporteren aan Opdrachtgever dat een tekortkoming oplevert in de nakoming van verplichtingen die De Kinderopvang Academie heeft op grond van deze verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een afschrift van zijn rapport aan De Kinderopvang Academie verstrekken. De Kinderopvang Academie kan een audit of instructie van de deskundige weigeren indien deze naar zijn mening in strijd is met de Avg of andere wetgeving of een ontoelaatbare inbreuk vormt op de door hem getroffen beveiligingsmaatregelen.
4. Partijen zullen zo snel mogelijk in overleg treden over de uitkomsten in het rapport. Partijen zullen de voorgestelde verbetermaatregelen die in het rapport zijn neergelegd opvolgen voor zover dat van hen in redelijkheid kan worden verwacht. De Kinderopvang Academie zal de voorgestelde verbetermaatregelen doorvoeren voor zover deze naar zijn oordeel passend zijn rekening houdend met de verwerkingsrisico’s verbonden aan zijn product of dienst, de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de markt waarin hij opereert, en het beoogd gebruik van het product of de dienst.
5. De Kinderopvang Academie heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in rekening te brengen bij Opdrachtgever.

ARTIKEL 8.       SUBVERWERKERS

1. De Kinderopvang Academie heeft in haar Beleid Bescherming Persoonsgegevens respectievelijk in de Overeenkomst vermeld of, en zo ja welke derde partijen (subverwerkers) zij inschakelt bij de verwerking van Persoonsgegevens.
2. Opdrachtgever geeft toestemming aan de Kinderopvang Academie om deze subverwerkers in te schakelen ter uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst.
3. De Kinderopvang Academie zal Opdrachtgever informeren over een wijziging in de door de Kinderopvang Academie ingeschakelde derde partijen bijvoorbeeld middels een aangepast Beleid Bescherming Persoonsgegevens. De Kinderopvang Academie draagt ervoor zorg dat de door hem ingeschakelde derde partijen zich aan eenzelfde beveiligingsniveau committeren ten aanzien van de bescherming van de Persoonsgegevens als het beveiligingsniveau waaraan de Kinderopvang Academie jegens Opdrachtgever is gebonden op grond van het Beleid Bescherming Persoonsgegevens.

ARTIKEL 9.       OVERIG

Deze verwerkingsovereenkomst vormt tezamen met het Beleid Bescherming Persoonsgegevens een integraal onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst, waaronder begrepen de van toepassing zijnde algemene voorwaarden en/of beperkingen van aansprakelijkheid, zijn derhalve ook van toepassing op de verwerkersovereenkomst.